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El procedimiento va a ser diseñado y tutelado por los abogados de ambas partes. Así, cada cliente contará con el asesoramiento de su propio abogado con formación en derecho colaborativo, que deberá advertirle e informarle sobre todos los aspectos legales y normativos a tener en cuenta a la hora de llegar a una solución consensuada.

Además, el letrado deberá ayudar a su cliente a clarificar sus intereses, necesidades, preocupaciones y prioridades, para poder exponerlas de forma clara en el momento oportuno del proceso, acompañándolo y ayudándolo en sus diferentes fases.

Este procedimiento se puede dividir en las siguientes fases:

Fase preliminar

Es la fase de los primeros contactos y contratación. Supone una entrevista con el cliente, en el que este que expone su conflicto, sus preocupaciones, sus necesidades, sus valores y el abogado le informa sobre los distintos métodos de resolución de conflictos y la adecuación de la práctica del derecho colaborativo para el caso concreto, si es que es el adecuado.

En esta fase el cliente debe ser consciente de las consecuencias que conlleva la práctica del derecho colaborativo, con sus ventajas e inconvenientes.

Hay que tener en cuenta que no todos los clientes son adecuados para un proceso colaborativo, pues no puede utilizarse, por ejemplo, en los casos en que existan episodios de violencia entre las partes o en que alguna de ellas esté predispuesta a mentir para conseguir un acuerdo que ya tienen predeterminado

Si el cliente decide iniciar el proceso es conveniente suscribir una hoja de encargo con el abogado designado donde se incluyan clausulas tales como que la contratación del abogado es para un proceso colaborativo, con lo que su intervención finalizará si el asunto se convierte en contencioso, así como la fijación de honorarios y provisiones de fondos.

Por último el abogado se pondrá en contacto con el letrado de la otra parte, iniciándose el trabajo conjunto, intercambiando información sobre los puntos críticos del proceso y planificando la agenda de la primera reunión.

Fase de preparación de las negociaciones

Posteriormente a que cada parte se haya reunido en privado con su abogado para tratar los distintos aspectos legales, tendrá lugar la primera reunión a cuatro partes, es decir una reunión entre los abogados y las partes en la que se expone el conflicto, la decisión de optar por la práctica colaborativa y se suscribe el contrato de participación en el proceso de derecho colaborativo.

En esta primera reunión, la única en que estarán en primer plano los abogados, habrá que tratar, al menos, los siguientes puntos:

– Verificar que ambas partes entienden bien cómo funciona el proceso colaborativo.

– Revisar y firmar el contrato o acuerdo de participación en el proceso de derecho colaborativo.

– Identificar los asuntos que deben resolverse.

– Debatir y acordar, en su caso, si es necesaria la intervención de un equipo interdisciplinar con otros expertos, llamados neutrales (sicólogos, mediadores, etc …).

– Fijar la agenda de la próxima reunión a cuatro.

– Decidir calendario de las futuras reuniones.

Fase de desarrollo de la negociación colaborativa

En las siguientes reuniones serán las propias partes quienes tendrán en principal protagonismo del proceso. No obstante, estarán acompañadas de sus abogados, lo cuales tenderán a crear un buen ambiente de trabajo, dirigiendo el conflicto, si surge, en una dirección constructiva, para que las partes puedan alcanzar sus acuerdos.

En esta etapa ambas partes volverán a exponer el problema y aportarán los documentos que sean necesarios para obtener una información objetiva y poder tomar decisiones informadas. También expresarán lo que motiva sus peticiones, argumentarán lo que desean.

Aunque las reuniones son a cuatro partes suele ser necesaria en esta fase la intervención del experto o expertos neutrales que podrá ser de lo más variado dependiendo del conflicto.

Una vez recopilada toda la información material, jurídica, financiera, se llegará a las opciones para posibles acuerdos. De aquí surgirán las ofertas de acuerdo y de las mismas la elección del acuerdo más adecuado para ambas partes.

El número de reuniones necesario para completar esta fase y conseguir un marco para un acuerdo final dependerá de los temas a tratar y su complejidad, así como de la flexibilidad de las partes.

Fase de finalización del proceso

Se producirá cuando las partes suscriban el acuerdo final, total o parcial, del proceso colaborativo. Los abogados redactarán el acuerdo y prepararán los documentos legales necesarios para, si fuera necesario, su elevación a escritura pública o su posterior homologación judicial.

La última reunión a cuatro es la necesaria para la revisión y firma del acuerdo donde se dará por finalizado el proceso.

No obstante, también puede terminar el proceso por las siguientes circunstancias:

– Cualquiera de las partes comunique su deseo de terminar el proceso sin llegar a acuerdos.

– El abogado colaborativo se retire o sea despedido (puede sustituirse en 30 días por otro abogado colaborativo).

– Una de las partes inicie un procedimiento contra la otra en relación con el objeto del proceso colaborativo.